Vous avez mis en place une veille sur les appels d’offres. Vous avez trouvé un marché qui vous intéresse et avez commencé à l’analyser.

L’étape suivante est de préparer votre réponse. Mais les difficultés commencent : alors, comment bien répondre à un appel d’offres ? Les étapes et nos conseils :

Répondre à un appel d’offres : quels enjeux ?

Répondre à des appels d’offres, qu’ils soient publics ou privés, est un processus particulier mais très intéressant pour une entreprise. Décrocher un appel d’offres constitue une belle référence pour une entreprise, un chiffre d’affaires souvent conséquent et un paiement assuré dans les délais.

Au-delà du dossier de candidature “classique” avec les pièces justificatives demandées, votre réponse doit également présenter votre offre : ce que vous avez compris du besoin du commanditaire, votre stratégie et les propositions pour répondre à la demande, un budget prévisionnel et des délais, notamment. Vous devez également mettre l’accent sur ce qui vous différencie des autres candidats.

Comment bien répondre à un appel d’offres ?

Pour mettre toutes les chances de votre côté, et vous assurer que votre dossier ne sera pas rejeté pour un oubli de pièce justificative, vous devez être extrêmement rigoureux dans vos réponses à des appels d’offres. Pour la partie du mémoire technique, il faut également savoir faire preuve de compréhension du besoin, tout en mettant en avant vos points forts. 

Le dossier de candidature / DCE

Dans les documents de consultation, le commanditaire détaille toutes les pièces exigées pour répondre à son appel d’offre.
Votre dossier de candidature doit donc être enrichi de l’ensemble des documents demandés (Kbis, assurances,…), ainsi que des formulaires joints (DC1, DC2, etc.). 

A ce stade, il est très important d’être rigoureux et de demander à une deuxième personne de vérifier vos documents, et de s’assurer de la conformité avec les exigences du commanditaire.

Pour gagner du temps dans votre réponse aux appels d’offres, vous pouvez préparer un dossier type dans lequel vous enregistrez les documents régulièrement demandés pour les marchés publics et privés. Attention à bien vérifier qu’ils sont toujours à jour avant de les transmettre.

Vous pouvez également vous créer un fichier pré-construit avec les informations régulièrement utilisées dans vos dossiers de candidatures : description de votre entreprise, de son activité, de ses points forts, de vos compétences, de vos références, plusieurs version de votre argumentaire, etc.

répondre à un appel d'offres : comment faire

Le mémoire technique

L’aspect administratif de votre candidature étant traité, vous pouvez désormais vous pencher sur la rédaction de votre mémoire technique, reprenant les caractéristiques de votre offre, vos expériences, vos références, les moyens de votre entreprise, etc. 

Rarement, l’acheteur vous imposera un plan de mémoire technique. Suivez-le et remplissez les différentes informations demandées.
La plupart du temps, vous devrez entièrement construire votre mémoire technique. 

Quelques astuces pour bien construire votre mémoire technique

  1. Elaborez le plan de votre mémoire technique en vous basant sur l’appel d’offre,  le CCTP, les critères de jugement, les documents de prix…  Vous pouvez également utiliser une mind-map pour organiser le plan du mémoire et vos idées. Ainsi, vous êtes certain de ne rien oublier.
  2. Synthétisez votre offre : évitez au commanditaire d’avoir à chercher dans un dossier de centaines de pages l’information qui l’intéresse ! Soyez synthétique et organisez parfaitement votre document pour qu’il s’y retrouve facilement.
  3. Évitez la créativité : à ce stade, votre mémoire technique doit être irréprochable et parfaitement lisible. Essayez de coller le plus possible à la matrice que s’est créée le commanditaire pour dépouiller les candidatures (celle-ci est révélée dans les documents de l’appel d’offres ; cf. point 1).
  4. N’utilisez pas votre plaquette commerciale comme mémoire technique. Si la créativité est à bannir, la personnalisation de votre réponse est essentielle. Vous devez viser la constitution d’un dossier complet, adapté et personnalisé pour répondre à la demande du commanditaire.
  5. Personnalisez votre réponse et différenciez-vous. La personnalisation de votre réponse par rapport aux besoins exprimés par le commanditaire est une première étape parfaite pour un bon dossier de candidature.
    Mettre en avant vos points forts par rapport à l’appel d’offres, et votre différence par rapport aux autres candidats est le meilleur moyen de mettre toutes les chances de votre côté. 
construire et personnaliser votre mémoire technique pour bien répondre à un appel d'offres

Comment personnaliser votre mémoire technique ?

  • prenez en compte chaque élément clé de l’appel d’offres, chaque exigence du commanditaire et organisez votre mémoire de manière à apporter une réponse complète à chacun d’eux. Votre proposition commerciale doit être parfaitement adaptée aux enjeux du commanditaire
  • n’hésitez pas à questionner l’acheteur afin d’obtenir un maximum de précisions sur ses exigences : votre personnalisation n’en sera que meilleure
  • faites un document de synthèse de votre offre au début ou à la fin du mémoire technique, pour en faciliter la lecture : sous forme d’un récapitulatif des éléments présentés en détail dans le mémoire technique, par exemple
  • ajoutez, en début de mémoire technique, un rappel de l’objet de l’appel d’offre, son contexte, etc.
  • utilisez les termes, mots-clés et l’univers sémantique du commanditaire. Si vous n’utilisez pas les même mots pour faire référence aux mêmes notions, préférez utiliser le vocabulaire de l’institution ou l’entreprise qui publie l’appel d’offres. Cela facilitera la compréhension entre vous
  • organisez votre mémoire technique en deux grandes parties : la première sur le mémoire technique à proprement parler, la seconde pour regrouper l’ensemble de vos annexes, fiches, descriptifs techniques, etc.

La personnalisation est importante. C’est pourquoi il est déconseillé d’utiliser des mémoires-types que l’on trouve facilement sur Internet. Néanmoins, rien ne vous empêche d’en consulter quelques uns pour vous inspirer des bonnes pratiques. En voici une courte liste, que vous pourrez aisément étoffer avec une simple recherche Google :  

Comment se démarquer des concurrents pour votre mémoire technique ?

Pour vous démarquer, promouvez votre entreprise comme vous le feriez devant un client privé :

  • développez vos réponses en prenant en compte chaque besoin exprimé : et pour chaque critère, expliquez ce que votre entreprise apporte et comment vous allez mettre en oeuvre la solution proposée
  • bâtissez un argumentaire solide
  • présentez les moyens techniques et humains que vous vous proposez de mettre en oeuvre
  • apportez des preuves en détaillant des chantiers similaires déjà réalisés par votre entreprise. Par exemple, vous engager à respecter des délais ne suffit pas. Pour prouver vos dires, mettez en avant les éléments qui font que vous pourrez respecter la date de livraison (ex : un produit particulier, une organisation spécifique en interne, un stock suffisant pour répondre rapidement à une demande, etc.).
  • joignez des photos, des annexes pour présenter vos réalisations
  • indiquez vos références, en mettant en avant les chantiers similaires

En résumé, votre mémoire technique est un véritable document de vente : il peut vous permettre de faire la différence, même face à une offre proposant un meilleur tarif.

Et pour les appels d’offres privés ?

Les appels d’offres privés sont plus libres, tant au niveau des pièces de candidatures que des dates de remise des offres. Il y a néanmoins un certain formalisme imposé par certaines entreprises. Dans ce cas, il vous faudra prendre en compte le cahier des charges de l’entreprise, et les documents complémentaires à renseigner comme la RFI (Request for Information – équivalent du mémoire technique) et RFQ (Request for Quotation – équivalent de l’offre produit et offre tarifaire).

La réponse dématérialisée

Obligatoire depuis 2018, la réponse dématérialisée nécessite quelques préparations & précautions à prendre en amont. 

Prenez suffisamment d’avance pour être réactif en cas de soucis technique (signature électronique, liaison internet défaillante, incident sur la plateforme de candidature, poids des fichiers, pré-requis techniques…). Certaines plateformes vous permettent de mener des tests en amont, c’est une bonne idée pour vérifier que tout fonctionne parfaitement.

Candidature rejetée : et après ?

Les rejets de candidatures sont assez fréquents dans le domaine des appels d’offres. Pour ne pas rester sur un échec, prenez l’habitude d’analyser les raisons, en demandant à consulter la décision de rejet. 

Vous pourrez ainsi mieux répondre à de prochains appels d’offres !

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Adeline LORY