Vous envisagez de changer de prestataire informatique ? Vous projetez de revoir l’ensemble de votre installation informatique ou de vous doter de nouveaux logiciels ? Vous aimeriez trouver une meilleure offre, une solution plus adaptée à vos besoins ou un service client & maintenance IT plus disponible ou réactif ? Les conseils de First AO Achats Sourcing pour vos démarches !

Pourquoi et comment changer de prestataire informatique ? Suivez le guide :

Pourquoi changer de prestataire informatique ?

Les raisons de changer de prestataire informatique sont multiples. Néanmoins, on peut déjà en citer quelques unes dans lesquelles vous vous reconnaîtrez peut-être :

  • parce que votre support utilisateur (ou helpdesk) est inutile. Vos tickets sont traités avec du retard, les réponses sont floues et ne vous aident pas suffisamment. Le chat en ligne est disponible à des heures qui ne vous conviennent pas… Souvent externalisé par les prestataires, ce service doit pourtant être sans reproche car c’est celui dont les clients ont le plus besoin dans certaines phases critiques !
  • car vous préféreriez avoir un prestataire sur place. La proximité géographique peut apporter des bénéfices importants, notamment sur le fait de disposer d’une agence proche de vos sites, pour une intervention plus rapide et des coûts moindres. Le prestataire local peut parfois être une solution préférable !
  • votre prestataire ne vous propose aucun conseil ou accompagnement dans vos projets en cours et futurs. Il n’est pas proactif et ne cherche pas à se positionner en apporteur de solutions pour la réalisation de vos challenges. Il se cantonne à intervenir au moment où vous l’appelez et n’établit pas d’autre relation avec vous. Vous avez certainement besoin d’un meilleur accompagnement dans la gestion de votre système d’information et son adaptation aux objectifs que vous poursuivez !
  • la disponibilité de votre prestataire informatique est aussi un sujet important. Réactivité, rapidité, qualité, communication… ce sont des éléments à prendre en compte dans votre cahier des charges pour le choix d’un nouveau partenaire informatique ! 
  • si vous avez remarqué que face à un problème informatique, récurrent ou exceptionnel, votre prestataire a montré ses limites et n’a pas su résoudre le soucis… c’est qu’il ne possède sûrement pas les qualité requises pour vous accompagner. L’informatique nécessite en effet des connaissances souvent très pointues des technologies utiles à votre entreprise !
  • votre contrat informatique n’est pas ou plus adapté à vos besoins. Est-il correctement dimensionné ? Vos collaborateurs se sentent-ils bloqués quand ils ont besoin de solliciter le prestataire ? Si oui, alors le contrat est peut-être sous-dimensionné. Un contrat sur-dimensionné va, au contraire, vous amener à ne pas utiliser un service pour lequel vous payez et donc entraîne une perte d’argent !
  • une autre raison, même si cette liste n’est pas exhaustive, peut être liée à l’aspect administratif. La gestion administrative, le renouvellement, la modification de votre contrat informatique vous semble compliquée, chronophage… c’est aussi une raison pour aller vers plus de simplicité !
comment changer de prestataire informatique

Comment changer de prestataire informatique ?

Il y a quelques étapes à suivre avant de changer de prestataire informatique. En voici la liste :

Faire un état des lieux

Il est important de faire d’abord le point sur l’existant et sur vos besoins avant d’envisager de passer à un autre prestataire informatique. Faites donc un tour général sur :

  • vos systèmes actuels : de quoi sont-ils composés, quelles sont les technologies utilisées, etc.
  • vos besoins par rapport à la stratégie de votre entreprise : quels sont les points qui devront évoluer rapidement pour s’adapter à vos projets en cours ou à venir ? En effet, votre plan de développement stratégique influera sur le choix des outils, logiciels et technologies à mettre en place.
  • et bien évidemment, étudiez votre contrat et vos engagements auprès de votre prestataire actuel : quels sont les services assurés, les besoins non satisfaits, les options non nécessaires, les délais et conditions de résiliation, etc.

Déterminez vos critères de choix

Le nombre de prestataires en informatique est très important, et le nombre d’offres proposées également. Pour pouvoir faire un choix de la manière la plus sereine possible, il vous faut déterminer des critères de choix.

Ceux-ci découleront bien évidemment des constats que vous avez effectués pour décider de changer de prestataire, et que nous avons parcouru dans la 1ère partie de ce billet.

Notez vos critères de choix et priorisez-les dans un document qui fera office de cahier des charges. Par exemple, la proximité est importante pour vous ? Notez-le et détaillez ce que vous attendez concrètement. 

Quand les prestataires informatiques vous contacteront pour présenter leur offre, observez la manière dont ils organisent leur approche : quelle est leur méthodologie ? que vous posent-ils comme questions ? vous proposent-ils des solutions ?

comment changer de prestataire informatique

Transmettez les informations importantes à votre prestataire

C’est une tâche qui vous revient, et qu’il faut faire avant de vous séparer de votre ancien prestataire : faites la liste des mots de passe, adresses réseaux, détail de l’architecture technique, et de tout élément informatique qui pourra être utile au nouveau prestataire.

Avant de rompre votre contrat avec l’ancien, vérifiez ce qui est hébergé chez lui : site web, documents… afin de les récupérer en amont.

Toutes ces informations doivent en effet être en votre possession, au sein de l’entreprise, et non pas laissées aux seules mains de prestataires externes. C’est très important pour vous garantir une certaine indépendance et une certaine liberté.

Enfin, transmettez à votre nouveau prestataire informatique les coordonnées de votre référent interne. 

Comment lancer un appel d’offre pour vos besoins en informatique ?

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Adeline LORY