La gestion du panel fournisseur est stratégique pour les entreprises. Pourquoi est-il essentiel de développer régulièrement votre panel fournisseur

La pérennisation et l’optimisation de votre politique d’achat passe par un travail constant d’amélioration des coûts, de la qualité et des délais. S’il est moins aisé de faire évoluer son panel fournisseur matières premières, celui des fournisseurs hors production présente de belles possibilités. 

Pour explorer ces possibilités, il vous faudra sourcer, rédiger des appels d’offres et des cahiers des charges, et sélectionner les fournisseurs les mieux placés pour répondre à vos besoins. 

Cette action de développement, puis de sélection, ne se limite pas à satisfaire aux critères du triptyque “coût, qualité, délai”, car elle inclut également l’innovation, la flexibilité, le service, etc. 

Le développement d’un panel est important. Vous gardez néanmoins en tête que gérer un fournisseur représente un coût. Une bonne rationalisation des fournisseurs vise à réduire ce coût. Il est toutefois important d’avoir une stratégie d’achat adaptée aux besoins de votre entreprise : comment réduire les coûts tout en gardant en ligne de mire les besoins de la société ?

Nous vous proposons aujourd’hui quelques conseils pour pérenniser et optimiser efficacement votre panel fournisseurs :

Analyser les besoins

En amont de toute stratégie d’achats, vous prenez régulièrement le temps d’analyser les besoins, les produits consommés par votre entreprise, ceux nécessaires à la production, etc. 

Vous avez peut-être aussi noté pour chaque produit consommé les alternatives ou produits de substitution envisageables. 

Référencer les produits manquants 

Cette première phase d’analyse vous permet également de repérer les produits manquants, ou bien ceux qui n’ont pas de fournisseur clairement identifié ou pérenne.
Vous pourrez ainsi vous concentrer sur la recherche de fournisseurs et la mise en place d’un approvisionnement en fonction de vos besoins.

Attention à ne pas trop rationaliser : optimiser votre panel peut bien sûr présenter des avantages (massification des besoins, réduction des coûts…), mais aussi des inconvénients (mauvaise qualité, délais de livraison trop long, incompatibilité avec les besoins des clients internes). 

Élaborer votre stratégie

Vous devez savoir où aller. Déterminer une stratégie claire est indispensable au bon déroulement de votre futur appel d’offres.

La stratégie vous permet d’analyser le marché, de faire un état des lieux de votre besoin, d’analyser les risques éventuels, de déterminer le budget, de créer un planning pour l’avancement du projet.

Elle doit être évolutive, vous pouvez y ajouter votre grille de scoring par fournisseurs et leur présentation d’entreprise. 

Une stratégie bien définie vous donnera un aperçu de votre appel d’offre. Il facilitera vos présentations, pour justifier vos choix auprès de vos responsables.

Repérer les fournisseurs indispensables à votre panel

En premier lieu, vous identifierez les fournisseurs stratégiques, ceux dont votre activité dépend : matières premières, équipements de production… Cela est indispensable pour assurer la vie quotidienne et la croissance de votre entreprise. 

Cette étape d’identification est idéale pour prévoir un système de remplacement en cas de problème inattendu. L’un de vos fournisseurs pourrait être touché par un incendie, ou bien rencontrer des difficultés de livraison, etc.

Il est rassurant, et pertinent, d’avoir sous la main une liste de fournisseurs potentiels capables de répondre à la demande dans l’urgence… Cela vous permet également de ne pas “mettre tous vos œufs dans le même panier”.

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Se prémunir contre les risques de la gestion du panel fournisseur

Se prémunir contre les risques

Il est intéressant de mettre en place une action de prévention, en vue de se protéger au maximum des risques liés à vos appels d’offres.

La première action est d’identifier :

  • les fournisseurs critiques (ceux pour lesquels vous avez enregistré des défaillances bloquantes pour votre activité au cours des derniers mois),
  • et les fournisseurs à risque (ceux qui sont à l’origine d’insuffisances peu bloquantes, mais pas forcément positives pour une bonne relation commerciale). 
    Un fournisseur à risque peut aussi être un fournisseur situé dans une zone géographique à risque (guerre, risque de catastrophe naturelle…). Enfin, un fournisseur à risque peut tout simplement être en état de dépendance économique.

Comment se prémunir des risques ?

En premier lieu, sachez qu’une RFI (request for information) exhaustive vous aider à pallier ces risques.
Enfin, préparer un contrat parfaitement pensé vous évitera également de nombreuses déconvenues.

Dernier conseil :

Gardez toujours de bons contacts avec les fournisseurs qui n’ont pas été sélectionnés lors de vos appels d’offres, de manière à pouvoir retourner vers eux si besoin.

Identifier ses fournisseurs et diffuser ses appels d’offres

Vous avez donc noté : 

  • vos fournisseurs stratégiques, pour lesquels il est indispensable de prévoir des solutions d’urgence. Car leur éventuelle défaillance aura un impact sur votre activité
  • les fournisseurs critiques, qui ont récemment présenté des défaillances
  • les fournisseurs à risques, avec lesquels la relation se dégrade
  • les produits pour lesquels vous n’avez pas de fournisseurs
  • les produits pour lesquels vous souhaitez améliorer le triptyque qualité, coût, délai

Comment identifier les entreprises à passer dans votre panel fournisseur ? Voici quelques pistes :

  • Internet et plus particulièrement Google. Une recherche bien précise et régulière sur les mots-clés qui vous intéressent est à réaliser. Vous pouvez même envisager d’utiliser l’outil « Google Alertes ».
  • Les annuaires spécialisés (fabricants, grossistes, fournisseurs)
  • Les bases de données (Scotts Online Business Directory, Kompass, Usine Nouvelle…)
  • Et puis, tout simplement en cherchant, dans une liste d’entreprise, les produits dont vous avez besoin grâce au code NAF (ou même NACE).

Comme vous le constatez, il n’y a bien sûr pas de “recette miracle” pour la gestion du panel fournisseur.

La recherche des fournisseurs adéquats n’est pas chose facile. C’est pour cette raison que First AO a été créé. Nous avons identifié les difficultés des acheteurs et souhaitons vous aider dans vos démarches de gestion du panel fournisseur.

Notre plateforme vous accompagne, pour dénicher de nouveaux fournisseurs en publiant vos appels d’offres.
Vous gagnez du temps dans la phase de sourcing. En effet, vous mettez en concurrence vos fournisseurs historiques grâce à une visibilité nationale. Ainsi, vous avez l’opportunité de devenir encore plus performant, en terme de qualité coût et délai. 

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