Quels sont les moyens à disposition des entreprises pour développer des relations avec les acheteurs publics en amont d’un appel d’offres ? Comment se faire connaître et être référencé comme fournisseur potentiel, que ce soit pour de gros marchés ou pour des MAPA ?

Qu’est-ce que le “sourçage” ou le “sourcing” dans le cadre des marchés publics ? 

  • définition du sourçage dans les marchés publics

Le terme sourçage, ou sourcing en anglais, est utilisé dans le domaine des marchés publics pour désigner l’action de collecter des informations auprès des entreprises, potentiels fournisseurs, avant de passer une annonce d’appel d’offres.
Cette action permet à l’acheteur public de mieux définir ses besoins et ainsi de publier un marché qui aura un maximum de chances d’obtenir des réponses adéquates. 

  • quels sont les différents types de sourcing ?

Pour consulter les fournisseurs potentiels et mieux définir ses besoins, le commanditaire public dispose de deux possibilités : un sourcing ouvert et un sourcing restreint. 

Le sourcing ouvert : dans ce cas, l’acheteur annonce son projet de marché à tous les opérateurs économiques. L’annonce peut être réalisée sous la forme d’appels à idées, de sollicitation d’avis, d’avis de pré-information, de participation à des salons professionnels…

Le sourcing restreint : l’acheteur va d’abord procéder à une prospection pour identifier de potentiels fournisseurs correspondant à ses besoins (cela peut passer par la création d’une liste d’entreprises ayant répondu à des marchés précédents, ou bien identifiées via des recherches sur Internet, ou encore grâce à une phase de sourcing ouvert en amont). En sourcing restreint, le commanditaire public a déjà avancé sur sa définition des besoins, il a plus particulièrement besoin d’affiner son cahier des charges.

consultation d'entreprise et sourcing dans les appels d'offres

Les avantages du sourçage 

Réaliser un sourçage s’intègre complètement dans une stratégie Achats pour les marchés publics. Cela bénéficie tant à l’acheteur public qu’aux opérateurs économiques potentiellement candidats aux appels d’offres. Quels sont les bénéfices ? 

  • pour les acheteurs publics

Il y a 7 avantages principaux pour les acheteurs publics qui recourent à une phase de sourçage. 

  • mieux définir son besoin
  • confronter son besoin à la réalité
  • rédiger son cahier des charges plus aisément
  • avoir une meilleure vision des technologies et produits existants sur le marché
  • réduire le risque d’infructuosité d’un marché
  • réduire des délais de réception des offres
  • avoir l’assurance d’obtenir des réponses plus adéquates
  • pour les candidats

Les opérateurs économiques peuvent également obtenir des avantages à participer à une phase de sourçage et à apporter leurs réponses à un commanditaire public :

  • pouvoir se familiariser avec les pratiques de la commande publique
  • connaître précisément les besoins de l’acheteur
  • développer une relation de confiance en amont d’un appel d’offres
  • présenter une offre la plus adaptée possible aux besoins de l’acheteur
  • être consulté lors de prochains marchés 
  • les règles à respecter 

Bien que les avantages soit très alléchants, participer à une phase de sourçage nécessite de respecter certaines règles.

La pratique de sourçage est recommandée, à condition que les principes de la commande publique soient respectés : égalité de traitement des candidats et transparence des procédures en tête !

En résumé : 

  • le sourcing peut servir de “matière” pour la rédaction du cahier des charges de l’acheteur public, mais en aucun cas pour orienter ce document afin de favoriser un des candidats
  • la collecte d’information doit être organisée en amont de la consultation, et ensuite ne plus fournir aucun renseignement
  • rédiger et suivre une charte de déontologie
  • conserver une trace écrite de tous les échanges préalables avec les opérateurs économiques, en toute transparence 
Comment saisir les opportunités liées au sourçage des marchés publics ?

Comment procéder ? Comment saisir les opportunités liées au sourçage des marchés publics ? 

Si vous souhaitez être consulté en amont des marchés publics, il faudra entamer une démarche active sur plusieurs axes. Voici lesquels :

Augmenter sa visibilité 

Pour augmenter vos chances d’être sollicité en amont d’un marché public, vous devez rendre votre entreprise et votre offre plus visibles. Il est donc essentiel de travailler sur votre présence en ligne : 

  • le référencement web : le choix de vos mots-clés et une bonne stratégie de référencement devrait vous permettre d’augmenter la visibilité de votre site web sur les moteurs de recherche. Les acheteurs publics qui cherchent à se renseigner et mieux définir leur besoin en réalisant des recherches sur Google peuvent ainsi plus facilement arriver sur votre site web. 
  • le marketing de contenu : créez un contenu spécifique pour aider les acheteurs publics à rédiger leur cahier des charges par rapport au besoin auquel vos produits répondent. Les acheteurs pourront ainsi consulter votre document, le télécharger, et vous solliciter pour approfondir certaines questions.

Référencer son entreprise 

Certains acheteurs publics permettent aux opérateurs économiques de référencer leur entreprise sur un annuaire des fournisseurs, directement sur leur profil acheteur.

En outre, il existe de nombreux annuaires en ligne dédiés aux fournisseurs. Voici quelques exemples : 

Repérer les acheteurs publics

Réalisez un tour d’horizon des acheteurs publics dans votre cible. Mettez le à jour régulièrement et surveillez : 

  • les événements qu’il organise : de potentielles rencontres avec des fournisseurs par exemple
  • les marchés qu’il lance ou a lancé dans le passé : surveillez les dates de renouvellement
  • les avis de pré-information qu’il diffuse
  • les comptes-rendus de séances (conseil municipal, conseil communautaire…) pour effectuer une veille en amont de tout marché public !

Tout simplement, pensez aussi au contact direct. En dehors des périodes de consultation, votre entreprise peut aller présenter ses produits et services aux acheteur, afin également de “faire connaissance”.

Cette dernière méthode de repérage en amont demande un gros travail de repérage et de surveillance régulière des acheteurs publics.  Néanmoins, c’est une méthode qui peut générer d’importants retours sur investissements.
Pour vous accompagner dans votre collecte d’information, nous proposons 3 outils : 

  • First AO, pour surveiller les marchés publics passés et présents, obtenir les coordonnées des acheteurs publics, etc.
  • First ECO, pour détecter les projets des collectivités
  • Scope Veille Augmentée, pour réaliser une veille sur-mesure au niveau national et international sur le domaine des marchés publics

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Adeline LORY